Apertura Futura: NO USE Office Manager
Tiempo completo • Buffalo
Nuestra empresa está buscando contratar a un gerente de oficina para que sea responsable de la operación general de nuestra oficina. Los deberes incluirán saludar a los visitantes, responder a las llamadas telefónicas entrantes, comprar suministros de oficina y hacer un inventario adecuado, y supervisar a nuestro personal de oficina para garantizar la máxima productividad. También se le pedirá que cree presentaciones y produzca informes de nivel de gestión. Esta es una posición local. El candidato seleccionado DEBE vivir en el condado de Erie, Nueva York. Preferiblemente Buffalo o áreas circundantes. Esta posición NO es remota.
Para ser un empleado exitoso, deberá tener experiencia previa en la administración de oficinas. También deberá dominar las aplicaciones de Microsoft Office, como Word y Excel. Se requiere una licenciatura.
FUNCIONES ESENCIALES
General
· Responda a las llamadas entrantes y a los correos electrónicos y facilite a los miembros del equipo adecuados.
· Coordinar y programar reuniones para el personal.
· Colaborar con el Defensor de Vivienda, el Administrador de Casos y el Asistente Residente que sirven como respaldo, particularmente apoyo administrativo en la gestión de casos.
· Recupere, clasifique y distribuya correo, incluidos los viajes a la oficina de correos, el escaneo de documentos y el almacenamiento de archivos digitales y físicos.
· Ayudar a la admisión de clientes; Responsable de garantizar que todas las comunicaciones e información entrantes / salientes sean precisas y registradas, y que todos los documentos se reciban (según sea necesario).
· Ayude a los clientes con el escaneo de documentos y la carga de sus documentos (si es necesario).
· Ayudar a los equipos de refugios y apartamentos con proyectos especiales, según sea necesario.
Relaciones con los clientes
· Proporcionar apoyo administrativo al equipo del refugio y al equipo de administración del apartamento, incluida la gestión de archivos físicos y digitales, la entrada de datos y el triaje de clientes.
· Contabilidad de todos los gastos y facturación de diversas entidades financiadoras, seguimiento de ingresos y gastos.
· Registrar y documentar todos los recibos, facturas y documentación del cliente para garantizar la facturación y el reembolso oportunos.
· Mantenga actualizados los archivos de los clientes y complete la entrada de datos para la elaboración de informes en programas de contabilidad, incluidos MS Excel, Google Sheets, Wave App y otras bases de datos.
Funciones y deberes específicos
· Responder a consultas telefónicas/por correo electrónico/correo/en persona sobre productos y servicios. Proporcionar información de rutina sobre el Refugio y los Apartamentos a los miembros del público que se comuniquen con nuestra oficina solicitando información general.
· Servir como primera línea de las actividades de facturación e ingresos, preparando avisos de facturas pendientes, haciendo informes semanales y mensuales para el Director de Programa y el Director Ejecutivo. Realizar las llamadas telefónicas y las comunicaciones por correo electrónico necesarias a los proveedores y financiadores para garantizar la precisión operativa financiera.
· Procesar y completar toda la documentación necesaria relacionada con los datos del cliente para los registros de la agencia.
· Organice y mantenga archivos precisos en conjunto con el defensor de la vivienda y el administrador de casos de la información del cliente y la prestación de servicios del programa. Configuración de archivos, incluida la creación de etiquetas de archivo y la actualización de etiquetas de archivo e índices.
· Ayudar a garantizar la integridad y precisión de la documentación de las admisiones, notas de casos, interacciones con el cliente y cualquier otro dato relacionado con el cliente de manera oportuna. Así como ayudar en la elaboración de informes utilizando los datos recopilados.
· Ayudar en la programación y coordinación de citas de clientes y gestión del calendario de la oficina.
· Ayudar con el desarrollo de materiales de marketing y la comercialización de los servicios, incluido el envío de cartas, folletos y otros materiales, digitales y físicos.
· Ayudar con los miembros voluntarios, pasantes y no empleados de nuestra gestión de personal/equipo; sirviendo como POC para facilitar las directivas y deberes asignados.
· Escriba a máquina informes, memorandos, correspondencia, etc. y revíselos en busca de errores gramaticales y tipográficos.
· Supervise y sirva como POC para el agente de compras de la agencia de suministros de oficina, despensa de alimentos, despensa de ropa y otras necesidades.
· Administre el inventario y la base de datos de la despensa de alimentos y la despensa de ropa con la asistencia del coordinador del programa.
· Opere máquinas de oficina estándar, incluyendo computadoras, fotocopiadoras, máquinas de fax, y máquinas de franqueo.
· Ayudar en la planificación, programación, preparación y coordinación de eventos comunitarios.
RESPONSABILIDADES ADICIONALES
· Representar a My Place Home for the Homeless, Inc. de una manera que fomente las mejores relaciones posibles con clientes potenciales, socios comunitarios y otras partes interesadas externas.
· Gestionar la calidad de los datos para clientes nuevos y potenciales; Responsable de garantizar que todas las comunicaciones e información sean precisas y registradas, y que todos los documentos se reciban.
· Realiza todos los demás deberes y tareas según se le asigne o solicite adecuadamente.
· Ejerce un buen juicio, mantiene la confidencialidad y sigue la política y el procedimiento.
· Otras responsabilidades o proyectos especiales que se soliciten.
· Disposición a flexibilizar el tiempo en función de las necesidades de la Oficina.
· Debe ser capaz de considerar toda la información del cliente como confidencial.
· Se beneficiaría de tener una licencia de conducir estatal válida y un vehículo confiable.
· Atento a los detalles y buena capacidad organizativa.
· Disposición y deseo de desarrollo profesional continuo y desarrollo adicional de deberes y responsabilidades al servicio de la organización y los clientes a los que servimos.
HABILIDADES Y ATRIBUTOS CLAVE
Ø Servicio al cliente: trabaja con el equipo de My Place Home for the Homeless para brindar atención al cliente de primera clase; Proporcionar un seguimiento y una comunicación oportunos y precisos es un componente crítico para el éxito en este rol.
Ø Colaborativo - Es extrovertido, agradable y apasionado por trabajar con las personas para promover la misión de la organización.
Ø Emprendedor y jugador de equipo : toma la iniciativa, posee un fuerte sentido de propiedad; La colaboración exitosa con las tareas diarias, los proyectos ocasionales y la adquisición de conocimientos son necesarios para garantizar el éxito en la prestación de una experiencia de cliente de la mejor calidad.
Ø Comunicación fuerte: es extrovertido, agradable y apasionado por trabajar con personas que necesitan ayuda para darse cuenta de su necesidad de vivienda temporal a permanente en un hogar seguro y cómodo.
Ø Profesionalismo - Representa a My Place Home para el equipo de personas sin hogar de una manera que fomentará y cultivará relaciones positivas con clientes, voluntarios, compañeros de equipo y socios comunitarios. Está orientado a los detalles con un buen seguimiento.
Ø Comunicación integral : la capacidad de comunicarse de manera que promueva una comprensión completa y un contexto adecuado para que el destinatario comprenda mejor y avance con la información proporcionada.
Ø Compromiso proactivo: proporcionar los niveles adecuados de pasión e interés en la posición, los programas, las misiones y los objetivos de la agencia que ayudan continuamente con los esfuerzos para mejorar los productos, servicios, operaciones, en la búsqueda de metas y objetivos.
Ø Confidencialidad y sensibilidad a la información proporcionada por los clientes – Mantener la privacidad de la información del cliente protegiendo cualquier información y documentación compartida y limitando su distribución
- Un título de licenciatura o equivalente.
- Cinco años de experiencia en administración de oficinas
- Experiencia en gestión de oficinas.
- Excelentes habilidades informáticas, incluyendo un alto grado de competencia en Microsoft Word, Excel, Outlook, y PowerPoint.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS
· Tiene pasión por la excelencia en el servicio al cliente; Sobresale en un entorno de ritmo rápido y orientado al equipo.
· Habilidades analíticas altamente desarrolladas, utilizadas para identificar patrones y discrepancias en el flujo de datos y procesos.
· Habilidades de comunicación verbal y escrita muy desarrolladas y organizativas.
· Se necesita transporte confiable y se recomienda una identificación válida.
· Bilingüe inglés/español es una ventaja (pero no es obligatorio).
DEMANDAS FÍSICAS Y ENTORNO DE TRABAJO
Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. Mientras realiza las funciones de este trabajo, el empleado no está expuesto a las condiciones climáticas. El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser moderado. Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
Compensación: $18.00 - $21.00 por hora
El pastor Reginald E Kerr, quien después de jubilarse treinta y siete años y medio de Dunlop Tires (Tonawanda NY) y servir fielmente durante casi 20 años ministrando a los reclusos en las instalaciones correccionales de Gowanda, Attica y Collins, decidió comenzar su propia Iglesia (Templo de Cristo) en 2005.
Tres años más tarde (2008), con su esposa Sarah a su lado, abriría My Place Home for the Homeless Shelter para mujeres y niños. Su refugio proporcionaría un ambiente cálido y seguro, comidas nutritivas y acceso a recursos para ayudar a los desfavorecidos a reconstruir y recuperar su independencia y autosuficiencia.
El pastor Kerr invirtió no solo su tiempo sino también sus recursos financieros personales para ayudar a los demás. Estos actos caritativos de amor inspiraron a otros a unirse y continuar la misión de servir a los demás. Muchas personas han donado su tiempo y recursos para continuar la misión de amor que él inició.
My Place Home se compromete a ayudar a las personas desplazadas por las dificultades y sin una vivienda permanente a recuperar su independencia y encontrar un lugar al que llamar hogar.
Tres años más tarde (2008), con su esposa Sarah a su lado, abriría My Place Home for the Homeless Shelter para mujeres y niños. Su refugio proporcionaría un ambiente cálido y seguro, comidas nutritivas y acceso a recursos para ayudar a los desfavorecidos a reconstruir y recuperar su independencia y autosuficiencia.
El pastor Kerr invirtió no solo su tiempo sino también sus recursos financieros personales para ayudar a los demás. Estos actos caritativos de amor inspiraron a otros a unirse y continuar la misión de servir a los demás. Muchas personas han donado su tiempo y recursos para continuar la misión de amor que él inició.
My Place Home se compromete a ayudar a las personas desplazadas por las dificultades y sin una vivienda permanente a recuperar su independencia y encontrar un lugar al que llamar hogar.
(si ya tienes un currículum en Indeed)
O aplicar aquí.
